Periode 1

Fase 1a

De vrijdag voordat de aanmeldperiode begint, geeft de po-school de leerlingen het regionale aanmeldformulier, met BSA en voorkeurslijst mee. Ouders leveren dit aanmeldformulier en de ingevulde voorkeurslijst in op de middelbare school van eerste keuze. De vo-school stuurt een bevestiging van de aanmelding of geeft deze mee. Zorg ervoor dat de voorkeurslijst goed in POVO OT staat. En controleer of de gegevens van de ouders kloppen en volledig zijn. Dit is belangrijk voor de berichtgeving later in de procedure.

Fase 1b

Vervolgens gaan de vo-scholen aan de slag. Zij kijken of de leerling toelaatbaar is en of zij de extra ondersteuning kunnen bieden die de leerling nodig heeft. Bij passend onderwijs leerlingen schakelt de vo-school zo snel mogelijk de consulent SWV in. Aan het einde van fase 1 verwerken de vo-scholen de toelatingsbesluiten in POVO OT. Wanneer er meer (toelaatbare) aanmeldingen zijn dan plekken, past de school de vastgestelde voorrangsregels toe en loot de school.

Fase 2

De vo-school die een leerling afwijst op grond van het niet kunnen voldoen aan de ondersteuningsbehoefte doet in overleg met het SWVZHW en schriftelijk naar ouders en po-school. Deze leerlingen, en leerlingen passend onderwijs die worden uitgeloot op de school van eerste keuze, worden met maatwerk geplaatst op een andere vo-school. Dit gebeurt indien nodig in overleg met ouders en po-school. De vo-school van eerste keuze behoudt zorgplicht.

Fase 3

De andere leerlingen die uitgeloot worden op de school van eerste keuze worden via het centrale loting en matching systeem gematcht op een andere (zo hoog mogelijke) school van de voorkeurslijst. Pas na de centrale loting en matching krijgen alle ouders bericht over de plaatsing van hun kind.

 

Periode 2

Voor leerlingen die zijn uitgeloot in fase 3, of die nog niet eerder waren aangemeld is er een tweede periode. Deze periode is korter dan de eerste. De vo-scholen geven de resterende capaciteit door in POVO OT. Deze wordt de zaterdag voor de tweede periode op de scholenwijzer gepubliceerd. Vanaf de maandag daarop kunnen ouders een nieuw aanmeldformulier bij de po-school halen en hun kind een week lang (opnieuw) aanmelden. In deze periode gelden er geen voorrangsregels en is er geen decentrale loting. Alle leerlingen gaan direct door naar een tweede centrale loting en matching, waarna ouders direct bericht krijgen. Leerlingen passend onderwijs gaan niet mee in de centrale loting en matching.

 

Restperiode

Na periode 2 kunnen ouders hun kind nog steeds aanmelden op het vo. Er zullen alleen minder plekken beschikbaar zijn. Op de scholenwijzer wordt de capaciteit van de vo-scholen real-time gepubliceerd. Dit houdt in dat als een vo-school een wijziging doorgeeft in POVO OT, deze direct zichtbaar is op de scholenwijzer. Het is dus belangrijk dit goed bij te houden.

Aanmelden gebeurt in deze periode op volgorde van binnenkomst, behalve als er op de eerste dag meer aanmeldingen binnenkomen dan dat er plek is. In dat geval tellen alle aanmeldingen van die dag als gelijktijdig binnengekomen en loot de school over de volgorde van behandeling van de dossiers. Ouders worden direct de volgende morgen op de hoogte gesteld van de uitkomst van deze loting.

 

Van half april tot half mei wordt de eindtoets gemaakt. Als het toetsadvies van een leerling hoger is dan het gegeven basisschooladvies, dan is de basisschool verplicht dit advies te heroverwegen. Eventueel kan het advies dan naar boven bijgesteld worden. Dit is het besluit van de basisschool.

Een bijgesteld advies kan natuurlijk gevolgen hebben voor de plaatsing van de leerling. Het is dan ook belangrijk dat de basisschool in POVO OT aangeeft welke adviezen er wel, maar ook: welke adviezen niet zijn bijgesteld. De vo-school ziet dan in POVO OT wat er speelt en kan op basis hiervan in gesprek met ouders.

 

Digitaal aanmelden

Sommige po-scholen doen mee met digitaal aanmelden. Dit betekent dat de ouders van deze leerlingen hun kind digitaal kunnen aanmelden op het vo. Zij krijgen hiervoor een (afgeschermde) inlog in POVO OT. Zij vullen zelf de aanmelding en de voorkeurslijst in en versturen de aanmelding. De vo-school ontvangt deze aanmelding in hun omgeving in POVO OT. Deze ouders ontvangen een bevestiging van de aanmelding, en het bericht met het toelatingsbesluit in hun eigen POVO OT omgeving.

Ouders van basisscholen die niet meedoen met digitaal aanmelden, kunnen ook het toelatinsbesluit vanuit POVO OT ontvangen. Dit kan via een automatisch gegenereerde e-mail of via een inlog in POVO OT, net als bij digitaal aanmelden.

 

Hardheidsclausule: voorrang door bijzondere omstandigheden

In bepaalde gevallen mag een vo-school leerlingen vanwege zwaarwegende sociale of medische omstandigheden met voorrang toelaten. Vo-scholen maken dan gebruik van de zogenoemde hardheidsclausule. Dit mag bij maximaal 2 procent van de aangemelde leerlingen. Verstandig is om dit voor het decentrale loten te doen, en dit door te geven aan de notaris. De vo-school bepaalt zelf (in overleg met het bestuur) of de hardclausule wordt ingezet.